Справочник товаров
Одна строка — один артикул. Поля: артикул, название, единица измерения, категория, поставщик, закупочная цена и минимальный запас. Артикул должен быть уникальным и неизменяемым ключом.
Названия можно исправлять, не ломая историю движений, если все связи построены по артикулу.
Журнал движений
В журнал заносится дата, артикул, тип движения, количество, документ и комментарий. Текущий остаток собирается суммой приходов минус сумма расходов:
Такая схема сохраняет историю и позволяет восстановить остаток на любую дату.
Сигнал о закупке
Если текущий остаток находится в E2, а минимальный запас — в F2, статус рассчитывается автоматически:
Условное форматирование может подсветить «Заказать» красным. Отрицательный остаток лучше выделять отдельным правилом как ошибку учёта.
Частые ошибки
- Ручное исправление остатка уничтожает историю.
- Одинаковые товары с разными артикулами дают раздвоенный склад.
- Приход и расход должны использовать одну единицу измерения.
- Большому складу со штрихкодами и партиями понадобится специализированная система.
Вопросы и ответы
Можно ли вести склад на одном листе?
Можно, но отдельный журнал движений надёжнее: он сохраняет историю и позволяет пересчитать остатки.
Как избежать отрицательного остатка?
Проверяйте доступное количество перед расходом и подсвечивайте все отрицательные значения отдельным правилом.